Du är anställd som informatör i en mindre organisation. Hittills har det mesta av er information publicerats på webbplatsen – av dig. En del har också publicerats i nyhetsbrevet – av dig. Eller i tryckt material – av dig. Till stor del har din organisation fungerat som informationsspridare, inte så mycket som den arena för kommunikation den borde vara. Eller förresten – arenan för erfarenhetsutbyte och samtal finns där – men nästan enbart genom möten i det fysiska rummet. Nu känner du att den arenan behöver utvidgas till att även omfatta den digitala kommunikation som behöver ske vid sidan av, inför och efter mötena.

Din organisation behöver öppna fler kommunikationsvägar så att era målgrupper, på det sätt som är smidigast för dem, kan kommunicera med er och med varandra. Och det är nu, när du inser att möjligheterna faktiskt finns att få övriga medarbetare att kommunicera direkt med era målgrupper genom andra kanaler än e-post och telefon, som ditt stora arbete tar vid.

För visst är det enklare när du själv styr flödet, när allt passerar en och samma person - dig. Det är ju du som kan hantera kanalerna och verktygen för att föra ut ert budskap, eller hur? Samtidigt är det ett väldigt sårbart system … och också, för att vara ärlig, lite trist.

Visst är det mer spännande när det börjar dyka upp individuella röster som samtidigt representerar en organisation. Visst är det först då som intresset verkligen väcks för det som kommuniceras. Och visst är det då, när organisationens individer dyker upp i de nya kanalerna, som det spännande samtalet verkligen kan uppstå och fortgå även utanför det fysiska rummet.

Men hur når vi dit? Hur känner vi som informationsansvariga inför utsikten att släppa delar av det ansvaret till övriga medarbetare, att släppa lite på kontrollen? Är vi kanske rädda för att helt tappa kontrollen? Hur ser ledningen på att fler inom organisationen ges ansvar för ”sin egen” kommunikationskanal? Hur får vi våra medarbetare att börja använda nya kanaler för sin kommunikation? Hur får vi dem att inse att bloggar och mikromedier som Twitter faktiskt kan användas som verktyg för både omvärldsbevakning, budskapsspridning och som samtalsarenor? Och hur får vi dem att våga prova det nya, det okända, det ibland lite skrämmande?

Frågorna är många och risken är att du fastnar i problemen istället för att se lösningarna. Den enklaste lösningen kanske helt enkelt är att gå direkt på den av dina medarbetare som du vet kommer ”gå igång” på det här. När du väl har lyckats engagera den medarbetaren (och baxat honom/henne över den tröskel det innebär att ”komma igång”) - det är då du kan börja fokusera på nästa medarbetare, och nästa … Se bara till att du har utrustat dig själv med ledningens stöd, bra argument, goda exempel och ett stort tålamod så känns målet att bli en riktigt kommunikativ organisation inte alls avlägset.

Åsa Erikols
Informatör
Västmanlands Kommuner och Landsting

PS. Själv fick jag häromveckan äntligen in en kollega på Twitter. Nu knackar han på min dörr minst tre gånger varje dag och har nya galna idéer om vad vi borde ”ta tag i”. Oerhört jobbigt. Och oerhört kul! DS.