Joakim Kenndal, informationschef på Stena Line Scandinavia AB ser priset som ett resultat och en följd av att de använder bra arbetsmetoder.
- Det känns fantastiskt kul, och det är inte bara jag utan vd och andra personer i ledande befattning som är engagerade i vår interna information, det är ett kvitto på att vi gör bra saker. Men vi känner att vi kan bli ännu bättre, säger Joakim Kenndal, informationschef på Stena Line Scandinavia AB.

Från vänster Fredrik Lantz, linjechef, Susanne Magnusson, Joakim Kenndal, informationschef, Fredrika Bäcklund, medarbetare informationsavdelningen,
Ragnar Johansson, linjechef och Anna-Karin Lantz, medarbetare infomationsavdelningen.

Med båtburna medarbetare någonstans ute på havet, helt avskurna från huvudkontoret i Göteborg, är den interna informationen en utmaning för en informationsstab med fyra medarbetare.
- Det har varit nödvändigt att använda klassiska metoder som anslagstavlor och möten, och det är faktiskt inte förrän nu som vi kan utnyttja elektroniska kanaler. Vi gör nyhetsblad för varje färjelinje där vi strävar efter att vara så nära verksamheten som möjligt, säger Joakim.

Tydligt mål med information - fokus på affärerna
En av grundpelarna i strategin för informationen hos Stena Line är att den kopplas ihop med affärsmålen. Dessa översätts i den övergripande tjugotvå sidor tjocka kommunikationsplanen till kommunikationsmål med tydligt fokus på det ekonomiska resultatet.
- Vi har ett tydligt mål och mitt budskap är att information måste vara fokuserat på affärerna. Vi är väldigt affärsinriktade och kommersiella eftersom vi också vill bidra till att företaget går bra. Målet har varit att föra ut det finansiella målet, och hur vi kan bidra till detta genom att koncentrera på information som handlar om hur vi kan tjäna och spara pengar samt öka kundnyttan, säger han.

Många gör informationsinsatser traditionellt av gammal vana, menar Joakim Kenndal, som säger sig varit "hård" mot personalen i detta avseende, med slipade budskap och ett ständigt ifrågasättande av metoderna.
- "Behöver vi ett nytt intranät?", "Ska vi lägga åtta timmar på den här storyn?" - om det inte ger något finansiellt. I den information vi tar fram visar vi sällan vad någon gör på fritiden om det inte stöder våra affärsmål. Vi informerar istället om kundservice, och ger tips och trix. Affärsmålen bryter vi ner i nyckeltal så att de som arbetar i exempelvis en bar vet hur mycket de har sålt för och hur de ligger till jämfört med budget. Jag tror inte ledning och personal vill ha någon annan information, säger han.

Finns det inte en risk att veckovisa redovisningar upplevs som stressande?
- Vi håller på att titta på det just nu och gör uppföljningar. Men jag tror att man vill veta hur man ligger till, säger Joakim.
Uppföljning och revidering är just de svåra delarna för en informationsavdelning. I Stena Lines arbete hittade juryn för Ljuspennans ett systematiskt arbetssätt.
- Det jag tror att vi är extra starka på är att vi går hela vägen, vi genomför våra planer som vi reviderar löpande och utvärderar våra informationsinsatser regelbundet, säger Joakim och berättar om att man i medarbetarundersökningar sett att personalen upplevt kommunikationen dålig.

Kommunikationsproblem mellan chefer och medarbetare
Utan den noggranna analysen hade man inte kunnat identifiera att kommunikationsproblemen fanns mellan chef och medarbetare och mellan avdelningar. Det resulterade i revideringar av kommunikationsmålen och fokusering på att lösa just dessa kommunikationsproblem. Men hur går det till att få stressade chefer att kommunicera?
- Vi får helt enkelt börja med de enkla lösningarna. Att få cheferna att inse problemen och bistå med hjälp för att ta fram information. När de sedan ser att det lyckas och att det inte var så svårt kan vi gå vidare och föreslå ytterligare åtgärder som att träffa sina medarbetare.

Påverkar information och kommunikation företagets vinst?
På en punkt känner sig Joakim Kenndal bakbunden - att kunna visa att kommunikationsinsatserna har positiv inverkan på företagets vinst.
- Det är väldigt svårt att bevisa en koppling, alla brottas med detta. I Return on Communications (Rapport framtagen Informationsföreningen. Red anm) har vi dock hittat lite som har hjälpt oss. Men vi har dock sett att vår strävan att vara tydlig i kommunikationen av målen har lett till att en mycket större del av medarbetarna känner till dem. Och det vi har sett är en markant ökning i att allt fler tror att det går att uppfylla målen också, berättar Joakim.

Utträde från börsen gav oväntade konsekvenser
Stena Line Scandinavia AB var tidigare ett börsföretag, men efter taxfree-avvecklingen hade företaget en mycket dålig utveckling. Huvudägaren bestämde sig då för att ta bort företaget från börsen. Detta skedde 2001 och Joakim Kenndal kan vittna om oväntade konsekvenser för informationsarbetet.
- Vi fick hitta andra former för att kommunicera resultatet. Tidigare hade vi bara kvartalsrapporterna där vi kunde berätta om företaget och nu skickar vi ut information varje månad där vi berättar om resultatet men i andra siffror, antalet passagerare och biltransporter. Även om vi inte är med i börsen så är vi fortfarande intressanta för affärspressen. Dessutom har vi blivit mycket friare internt där vi i siffror kan redovisa resultatet och bryta ner det för varje avdelning. Tidigare kunde vi bara visa glada gubbar, säger Joakim Kenndal.

Läs mer på rim:s hemsida om tävlingen och de övriga priserna som delades ut.