En enkät till föreningens 4 000 medlemmar har tydligt visat att vid sidan av utbildning och kompetensutveckling så är just nätverksfunktionen det man värderar högst. Erfagrupperna har alltså en viktig roll att fylla.

Nu vill styrelsen dels marknadsföra erfagrupperna bättre internt, dels öka tillgängligheten och höja kvaliteten på det som erbjuds. Två viktiga delar i detta arbete är att kansliet kommer att öka sitt praktiska stöd till erfagrupperna, och att styrelsen kommer att ta en mer aktiv del i gruppernas arbete. "Kommunikation och ledarskap i förändringsarbete" är först ut med att hålla ett sådant här aktiveringsmöte, men tanken är att alla grupper ska hålla liknande sammankomster framöver.

Sten Ahlberg berättade sedan om hur vår erfagrupp fungerat hittills. Tio möten har hållits, varav sju har varit besök hos företag eller organisationer. Erfagruppen omfattar i dag cirka 160 personer, och snittantalet deltagare på träffarna har varit mellan 15 och 25. Besöken har varit mycket uppskattade men inte innehållit så mycket av dialog och diskussion.

Därefter vidtog en diskussion om hur erfagruppens struktur och aktiviteter kan utvecklas framöver, se resultat nedan. Sten åtog sig att försöka förverkliga det som berör bara oss så snart som möjligt, och Hans lovade att föra vidare de idéer som berör flera erfagrupper till styrelsen.

1) Utveckla olika typer av träffar
Mötet tyckte att fyra träffar om året är en lagom frekvens, och att den nuvarande modellen med eftermiddags-/kvällsträffar fungerar bra. Det som kan förbättras är att ge mer tid till pauser. Att fika och snacka tillsammans är en utmärkt grogrund för spontant nätverkande.

Vi kan också utveckla mötesformerna mer. Företagsbesöken där deltagarna får ta del av ett "case" är en viktig grundstomme, men därutöver kan man variera programmet med andra typer av möten. En variant är att diskutera olika modeller och strukturer för förändringsarbete, och tillsammans reflektera över gränsytan mellan teori och praktik. Mötet beslöt att köra den första träffen med denna inriktning den 5 februari 2002 hos Appelberg med Helena Nilsson som värd.

En annan möjlighet är att bjuda in framgångsrika förändringsledare från olika branscher "inte bara näringslivet" till exempel Ingrid Dahlberg från Dramaten eller Ozan Sunar från Södra Teatern. Sara Bengtzon åtog sig att undersöka denna möjlighet och återkomma med förslag.

Ytterligare en variant är "hur-gick-det-möten", där vi återkommer till exempelvis Riksförsäkringsverket två år efter den första träffen i februari 2000 och får ta del av hur processen fungerat sedan sist.

2) Underlätta för de mindre företagen att agera värd
Oftast blir det av praktiska skäl de stora företagen och organisationerna som står värd för erfagruppsbesöken, de som har lokaler för 20-30 personer och som kan bjuda på förtäring. Detta är olyckligt eftersom även de mindre företagen, liksom ensamkonsulterna, kan ha värdefulla erfarenheter att bidra med. Flera av "de stora" erbjöd sig på mötet att agera platsvärd om någon av "de mindre" är innehållsvärd. Mötet var också enigt om att det är helt OK att ta betalt (självkostnadspris) för förtäring.

3) Gör trevligare inbjudningar
Hittills har erfagruppsinbjudningarna sett rätt tråkiga ut med text rätt upp och ned i e-mail. Detta ska förbättras.

Det kan vara svårt att få till den riktiga nätverkskänslan när vi är så många som 157 personer i gruppen. Som komplement till de allmänna träffarna bör vi skapa mindre grupper inom den stora erfagruppen, där ett mindre antal medlemmar kan diskutera till exempel "Att göra cheferna på golvet mer kommunikativa" eller "Att arbeta som ensamkonsult".

5) Skicka rundfråga när du behöver hjälp
Ibland är det bra att kunna skicka ut en allmän förfrågan till erfagruppens medlemmar, till exempel "Är det någon som har erfarenhet av att utbilda lokala redaktörer i förändringsarbete?". I dag kan inte den enskilde medlemmen organisera ett sådant utskick, eftersom har vi inte tillgång till någon lista över erfagruppens medlemmar (se nedan om förslag till hur webben kan utvecklas). Till dess att en sådan lista finns kan kansliet hjälpa till med utskick.

6) Använd den sammankallande som "kopplare" Den sammankallande i en erfagrupp får med tiden en bra överblick över vilka typer av processer som de olika medlemmarna varit med om och vilken kompetens de sitter på. Några av mötesdeltagarna vittnade om hur Sten hjälpt dem att hitta "rätt" kollega att bolla tankar och idéer med i en viss situation - något som fler skulle kunna använda sig av.

7) Utveckla webbplatsen
Mötet konstaterade att föreningens webbplats i dag är ganska mager läsning vad gäller erfagrupperna; det som i bästa fall finns är kallelser till träffar och kontaktinformation för den sammankallande. Därutöver skulle vi vilja se följande:

a) Ett ständigt uppdaterat register över samtliga erfagruppsmedlemmar, sökbart på namn, vilka erfagrupper man är med i samt vilka erfarenheter och kompetenser man har. Registret måste självklart läggas upp med hänsyn till PUL, Personuppgiftslagen, som säger att varje individ måste godkänna att man läggs in i ett sådant register. Förslagsvis kan detta göras genom att man lägger till en ruta "Jag accepterar att dessa data även läggs ut på Informationsföreningens webbplats" vid den årliga uppdateringen av medlemsmatrikeln. Registret måste också vara lösenordsskyddat, men detta är inget problem i och med att hela erfagruppsdelen av webbplatsen kräver lösenord.

b) Varje gång erfagruppen varit ute på ett företagsbesök bör ett kort referat från mötet läggas ut på webben, med beskrivning av besökets tema och vem som var värd. Detta blir dels värdefull information för dem som inte deltog, dels kommer vi med tiden att bygga upp en kompetensbank.

c) En chattsida bör öppnas i samband med företagsbesöken, eftersom man ofta kommer på idéer och frågor direkt efter besöket. Chattens öppnande aviseras med e-mail till hela erfagruppen och den hålls öppen i cirka två veckor efter besöket.

d) Tips på litteratur, länkar och aktiviteter (till exempel föredrag).

Avslutningsvis diskuterade vi också erfagrupperna i stort. Flera mötesdeltagare är med i flera erfagrupper och har erfarenhet av att de kan fungera ganska olika. Mötet önskade sig framför allt anvisningar för hur erfagrupperna är tänkta att fungera. Varje grupp väljer förstås hur de vill organisera sitt arbete, men det kan vara ett stöd för nya sammankallande att veta ungefär hur det brukar gå till. Med stöd av anvisningarna kan man också ställa krav på den sammankallande och tillsätta någon annan om gruppens aktiviteter inte fungerar.

Helena Nilsson